Вы открываете кабинет на портале Пенсионного фонда и видите страховой стаж с 2004 года, а годы работы на предприятии в 1990-х в электронной трудовой книжке пустые или обрываются. Бумажный документ лежит дома или в кадровой службе. Официальный пятилетний срок на подачу скан-копий истек 10 июня 2026 года, и из этого легко сделать вывод, что тема уже закрыта.
По данным Пенсионного фонда Украины, ориентировочно к июню 2026 года оцифровано более 12 млн бумажных трудовых книжек: 6,78 млн подали страхователи, 5,41 млн — сами застрахованные лица. Даже после дедлайна фонд принимает сканы и обрабатывает их. Штрафа за пропуск даты нет, стаж автоматически не аннулируют.
Вопрос, кому нужно оцифровать трудовую книжку, сводится не к календарю, а к тому, есть ли в реестре периоды работы до 1 января 2004 года. Именно их бумажная книжка по-прежнему подтверждает. Ниже — кто реально выигрывает от сканирования, кто может не трогать документ и что проверить в Днепре, прежде чем ехать в очередь.
1. Что стоит за цифрой в 12 миллионов
Электронный учет трудовой деятельности ввел закон № 1217-IX, который вступил в силу 10 июня 2021 года. На внесение отсутствующих сведений в Реестр застрахованных лиц отвели пять лет. Цель была узкая: перенести в реестр то, чего там не было, прежде всего записи до 2004 года. После 1 января 2004 года страховой стаж уже формируется из отчетов работодателей об уплате взносов.
Цифры «подано» и «оцифровано» не совпадают. На 20 мая 2026 года фонд сообщал о 11,34 млн поданных скан-копий; часть обращений тогда еще имела статусы «в работе» или «на контроль ЭТК». Оценка «осталось около 1,5 млн» появлялась в публикациях в начале июня и не была отдельным официальным перечнем имен. Региональный срез по Днепропетровской области в открытой статистике фонда на момент подготовки материала не выделен отдельной строкой.
Персонифицированный учет заработка ведется с 1 июля 2000 года, страховой стаж в нынешнем понимании — с 1 января 2004-го. Поэтому путаница в советах «оцифровывайте все до 2000-го» и «все до 2004-го» не случайна. Для читателя практическое правило проще: если в кабинете нет периодов работы до 2004 года, которые есть в бумажной книжке, эти страницы стоит отсканировать.
| Категория | Стоит ли подавать сканы | Что уже есть в реестре |
|---|---|---|
| Работа началась после 01.01.2004 | Нет, отдельная оцифровка книжки не нужна | Страховой стаж из отчетов работодателя |
| Есть периоды работы до 01.01.2004, в кабинете их нет | Да, это основная группа | Только годы с уплаченными взносами после 2004-го |
| До пенсии по возрасту осталось 2 года и меньше | В первую очередь, даже если книжку уже «кто-то сдавал» | Требует сверки с бумагой до обращения за выплатой |
| Пенсия уже назначена, человек не работает | Обычно нет | Стаж уже в пенсионном деле |
| Работающий пенсионер | Не для «переназначения», а только если нужно закрыть пробелы до 2004-го | Дальнейший стаж подтягивается из отчетов автоматически |
Таблица не заменяет проверку кабинета. Два работника одного цеха могут иметь разную картину: одному кадровая служба уже загрузила сканы, другому — нет, или файл отклонили из-за нечеткой печати.
2. Кому это действительно нужно, а кому — нет
Оцифровка нужна не «всем, у кого есть трудовая», а тем, у кого трудовой путь начался до 1 января 2004 года и эти годы еще не отражены в электронной трудовой книжке. Это бывшие работники заводов, шахт, бюджетных учреждений и частных фирм 1990-х, люди с военной службой, очным обучением до 2004-го, отпуском по уходу за ребенком — если соответствующей записи в реестре нет.
Самостоятельно подавать сканы приходится нетрудоустроенным, ФЛП и тем, чей работодатель ликвидирован или просто этим не занимался. Закон позволяет сделать это и страхователю, и самому застрахованному лицу. Безусловной обязанности работодателя со штрафом за неподачу скан-копий нет: он один из двух возможных подателей, а не единственный ответчик.
Не стоит тратить время на полное сканирование, если вы начали официально работать только после 2004 года: эти периоды уже должны быть в реестре при условии уплаты взносов. Пенсионерам, которым выплату уже назначили и которые больше не работают, фонд прямо говорит, что повторно сдавать книжку не нужно — данные уже лежат в деле. Работающим пенсионерам перерасчет идет по отчетам, а не по новому скану всей книжки.
Отдельный случай — книжка с исправлениями, переименованиями предприятий, отсутствующими печатями. Здесь скан сам по себе не «лечит» запись. Фонд может поставить обращение на контроль, и тогда понадобятся архивные справки, военный билет, диплом с приложением, свидетельство о рождении ребенка. Лучше выявить пробел сейчас, а не в день подачи заявления на пенсию.
До и после сверки записей
До подачи сканов человек узнает об отсутствующем годе работы только тогда, когда приносит оригинал в сервисный центр и ждет ручной проверки штампов. После того как страницы приняты и внесены, те же годы видны в разделе электронной трудовой книжки, а расхождения можно закрыть дополнительными документами заранее, а не во время назначения выплаты.
3. Что меняется после 10 июня и чего не меняется
Самое сильное возражение звучит так: срок истек, стаж не сгорает, зачем вообще это делать. Формально возражение верное. Нормативно-правовые акты не предусматривают ответственности за неподачу скан-копий до 10 июня 2026 года. Бумажная трудовая книжка остается документом, которым можно подтвердить периоды работы до 2004 года при назначении пенсии. Фонд это подтверждал и в мае, и после дедлайна.
Практический риск другой. Книжку можно потерять, повредить при переезде или обстреле, оставить на предприятии, которого уже нет. Тогда доказывать стаж придется через архивы, свидетелей и судебную практику — дольше и с менее предсказуемым результатом, чем сверка с уже принятым сканом. Очередь на обработку после массового ажиотажа июня тоже не исчезла: в мае фонд сообщал, что один специалист за день обрабатывает около двух десятков книжек.
В Верховной Раде регистрировали законопроект № 14257 о продлении срока на время военного положения и три года после него. На момент подготовки материала это была законодательная инициатива, а не изменение дедлайна в действующем законе. Рассчитывать на «автоматическое продление для всех» как на замену проверки собственного кабинета нет оснований.
Бумажную книжку после оцифровки не нужно сдавать «навсегда» в фонд. Ее оставляют себе; работодатель, если хранил документ, выдает его работнику под подпись. Вести бумажные записи параллельно с электронными закон не запрещает, если вы этого хотите.
4. Как проверить себя и подать документы в Днепре
Первый шаг — не сканер, а кабинет. Авторизация на веб-портале электронных услуг фонда возможна через квалифицированную электронную подпись, Дія.Підпис или BankID. В разделе электронной трудовой книжки сравниваете каждую запись с бумагой. Если период до 2004 года отсутствует или оборван, готовите цветные скан-копии всех заполненных страниц в хронологическом порядке.
- Файлы — JPG или PDF, каждый не больше 1 МБ, изображение четкое, видны серия, номер, печати, подписи, ФИО; рекомендуемое разрешение 300 dpi.
- Работник заходит в «Коммуникации с ПФУ» — «Сведения о трудовых отношениях», подтверждает согласие на обработку данных, добавляет файлы, подписывает и отправляет.
- Работодатель делает то же самое из кабинета страхователя; при исправлении отдельной записи повторно сканировать всю книжку не требуют — достаточно титульной страницы и страниц с изменениями.
Если сканера, подписи или доступа к кабинету нет, сканы делают в сервисном центре фонда. В Днепре прием граждан ведет Главное управление ПФУ в Днепропетровской области; среди адресов — ул. Набережная Победы, 26, просп. Богдана Хмельницкого, 116а, ул. Сичеславская Набережная, 17, ул. Даниила Галицкого, 22А, ул. Надежды Алексеенко, 106, ул. Зимних Походов, 22А. Запись на прием есть в том же кабинете портала. Телефонные консультации с августа 2026 года область направляет в единый контакт-центр фонда: 0 800 503 753 (бесплатно), а также 044 281 08 70 и 044 281 08 71.
Статус обращения смотрят в разделе «Мои обращения». «Принято» еще не означает, что все годы уже стоят в электронной книжке. Пока стоит «в работе» или «на контроль», сверять записи рано.
Ограничения данных
Приведенная статистика — общеукраинская и фиксирует состояние на май–июнь 2026 года. Сколько именно книжек жителей Днепра и области еще не прошли контроль, фонд в открытом разрезе не публиковал. Оценка «полтора миллиона, которые остались» была ориентиром накануне дедлайна, а не реестром конкретных лиц. Размер будущей пенсии оцифровка сама по себе не увеличивает: она лишь помогает не потерять уже имеющиеся периоды, если бумага исчезнет или запись не зачтут с первого раза.
Кто отвечает и что дальше
Отвечает Пенсионный фонд Украины: принимает сканы, вносит сведения в Реестр застрахованных лиц и формирует электронную трудовую книжку. На месте это делает Главное управление ПФУ в Днепропетровской области и его сервисные центры. Работодатель может помочь с подачей, но не заменяет вашу проверку кабинета.
Следующий шаг для вас — сегодня зайти в кабинет, сверить годы до 2004-го с бумажной книжкой и, если записей нет, подать сканы через портал или записаться в сервисный центр. Оригинал книжки храните, даже когда статус обращения станет завершенным.
Правило выбора простое: оцифровывайте не «потому что всем сказали до июня», а если в реестре нет подтвержденных периодов, которые есть в книжке. Кто начал работать после 2004 года и видит эти годы в кабинете, ничего дополнительно не сканирует. Оговорка одна: эта памятка не заменяет индивидуальный расчет пенсии. Спорная запись, утраченное предприятие или работа за границей требуют отдельных документов, и скан книжки их не подменяет.
Об авторе
