Ви відкриваєте кабінет на порталі Пенсійного фонду і бачите страховий стаж з 2004 року, а роки роботи на підприємстві в 1990-х у електронній трудовій книжці порожні або обірвані. Паперовий документ лежить удома чи в кадровій службі. Офіційний п’ятирічний строк на подання сканкопій сплив 10 червня 2026 року, і з цього легко зробити висновок, що тема вже закрита.
За даними Пенсійного фонду України, орієнтовно на час червня 2026 року оцифровано понад 12 млн паперових трудових книжок: 6,78 млн подали страхувальники, 5,41 млн — самі застраховані особи. Навіть після дедлайну фонд приймає скани і обробляє їх. Штрафу за пропуск дати немає, стаж автоматично не анулюють.
Питання, кому потрібно оцифрувати трудову книжку, зводиться не до календаря, а до того, чи є у реєстрі періоди роботи до 1 січня 2004 року. Саме їх паперова книжка досі підтверджує. Нижче — хто реально виграє від сканування, хто може не чіпати документ і що перевірити в Дніпрі, перш ніж їхати в чергу.
1. Що стоїть за цифрою в 12 мільйонів
Електронний облік трудової діяльності запровадив закон № 1217-IX, який набрав чинності 10 червня 2021 року. На внесення відсутніх відомостей до Реєстру застрахованих осіб відвели п’ять років. Мета була вузька: перенести в реєстр те, чого там не було, насамперед записи до 2004 року. Після 1 січня 2004-го страховий стаж уже формується зі звітів роботодавців про сплату внесків.
Цифри «подано» і «оцифровано» не збігаються. На 20 травня 2026 року фонд повідомляв про 11,34 млн поданих сканкопій; частина звернень тоді ще мала статуси «в роботі» або «на контроль ЕТК». Оцінка «залишилося близько 1,5 млн» з’являлася в публікаціях на початку червня і не була окремим офіційним переліком імен. Регіональний зріз по Дніпропетровщині в відкритій статистиці фонду на момент підготовки матеріалу не виділений окремим рядком.
Персоніфікований облік заробітку ведеться з 1 липня 2000 року, страховий стаж у нинішньому розумінні — з 1 січня 2004-го. Тому плутанина в порадах «оцифровуйте все до 2000-го» і «все до 2004-го» не випадкова. Для читача практичне правило простіше: якщо в кабінеті немає періодів роботи до 2004 року, які є в паперовій книжці, ці сторінки варто відсканувати.
| Категорія | Чи варто подавати скани | Що вже є в реєстрі |
|---|---|---|
| Робота почалася після 01.01.2004 | Ні, окреме оцифрування книжки не потрібне | Страховий стаж зі звітів роботодавця |
| Є періоди роботи до 01.01.2004, у кабінеті їх немає | Так, це основна група | Лише роки зі сплаченими внесками після 2004-го |
| До пенсії за віком залишилося 2 роки і менше | Першочергово, навіть якщо книжку вже «хтось здавав» | Потребує звірки з папером до звернення по виплату |
| Пенсію вже призначено, людина не працює | Зазвичай ні | Стаж уже в пенсійній справі |
| Працюючий пенсіонер | Не для «перепризначення», а лише якщо треба закрити дірки до 2004-го | Подальший стаж підтягується зі звітів автоматично |
Таблиця не замінює перевірку кабінету. Два працівники одного цеху можуть мати різну картину: одному кадрову службу вже завантажила скани, іншому — ні, або файл відхилили через нечітку печатку.
2. Кому це справді потрібно, а кому — ні
Оцифрування потрібне не «всім, хто має трудову», а тим, у кого трудовий шлях почався до 1 січня 2004 року і ці роки ще не відображені в електронній трудовій книжці. Це колишні працівники заводів, шахт, бюджетних установ і приватних фірм 1990-х, люди з військовою службою, очним навчанням до 2004-го, відпусткою по догляду за дитиною — якщо відповідного запису в реєстрі немає.
Самостійно подавати скани доводиться непрацевлаштованим, ФОП і тим, чий роботодавець ліквідований або просто не займався цим. Закон дозволяє зробити це і страхувальнику, і самій застрахованій особі. Безумовного обов’язку роботодавця з штрафом за неподання сканкопій немає: він один із двох можливих подавців, а не єдиний відповідач.
Не варто витрачати час на повне сканування, якщо ви почали офіційно працювати лише після 2004 року: ці періоди вже мають бути в реєстрі за умови сплати внесків. Пенсіонерам, яким виплату вже призначили і які більше не працюють, фонд прямо каже, що повторно здавати книжку не потрібно — дані вже лежать у справі. Працюючим пенсіонерам перерахунок іде за звітами, а не за новим сканом усієї книжки.
Окремий випадок — книжка з виправленнями, перейменуваннями підприємств, відсутніми печатками. Тут скан сам по собі не «виліковує» запис. Фонд може поставити звернення на контроль, і тоді знадобляться архівні довідки, військовий квиток, диплом з додатком, свідоцтво про народження дитини. Краще виявити прогалину зараз, а не в день подання заяви на пенсію.
До і після звірки записів
До подання сканів людина дізнається про відсутній рік роботи лише тоді, коли приносить оригінал у сервісний центр і чекає ручної перевірки штампів. Після того як сторінки прийняті й внесені, ті самі роки видно в розділі електронної трудової книжки, а розбіжності можна закрити додатковими документами заздалегідь, а не під час призначення виплати.
3. Що змінюється після 10 червня і чого не змінюється
Найсильніше заперечення звучить так: строк минув, стаж не згорає, навіщо взагалі це робити. Формально заперечення правильне. Нормативно-правові акти не передбачають відповідальності за неподання сканкопій до 10 червня 2026 року. Паперова трудова книжка залишається документом, яким можна підтвердити періоди роботи до 2004 року під час призначення пенсії. Фонд це підтверджував і в травні, і після дедлайну.
Практичний ризик інший. Книжку можна загубити, пошкодити під час переїзду чи обстрілу, залишити на підприємстві, яке вже не існує. Тоді доводити стаж доведеться через архіви, свідків і судову практику — довше і з менш передбачуваним результатом, ніж звірка з уже прийнятим сканом. Черга на опрацювання після масового ажіотажу червня теж не зникла: у травні фонд повідомляв, що один спеціаліст за день обробляє близько двох десятків книжок.
У Верховній Раді реєстрували законопроєкт № 14257 про подовження строку на час воєнного стану і три роки після нього. На момент підготовки матеріалу це була законодавча ініціатива, а не зміна дедлайну в чинному законі. Розраховувати на «автоматичне продовження для всіх» як на заміну перевірки власного кабінету немає підстав.
Паперову книжку після оцифрування не потрібно здавати «назавжди» до фонду. Її залишають собі; роботодавець, якщо зберігав документ, видає його працівникові під підпис. Вести паперові записи паралельно з електронними закон не забороняє, якщо ви цього хочете.
4. Як перевірити себе і подати документи в Дніпрі
Перший крок — не сканер, а кабінет. Авторизація на вебпорталі електронних послуг фонду можлива через кваліфікований електронний підпис, Дія.Підпис або BankID. У розділі електронної трудової книжки порівнюєте кожен запис із папером. Якщо період до 2004 року відсутній або обірваний, готуєте кольорові сканкопії всіх заповнених сторінок у хронологічному порядку.
- Файли — JPG або PDF, кожен не більше 1 МБ, зображення чітке, видно серію, номер, печатки, підписи, ПІБ; рекомендована роздільність 300 dpi.
- Працівник заходить у «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини», підтверджує згоду на обробку даних, додає файли, підписує і надсилає.
- Роботодавець робить те саме з кабінету страхувальника; при виправленні окремого запису повторно сканувати всю книжку не вимагають — достатньо титульної сторінки і сторінок зі змінами.
Якщо сканера, підпису чи доступу до кабінету немає, скани роблять у сервісному центрі фонду. У Дніпрі прийом громадян веде Головне управління ПФУ в Дніпропетровській області; серед адрес — вул. Набережна Перемоги, 26, просп. Богдана Хмельницького, 116а, вул. Січеславська Набережна, 17, вул. Данила Галицького, 22А, вул. Надії Алексєєнко, 106, вул. Зимових Походів, 22А. Запис на прийом є в тому ж кабінеті порталу. Телефонні консультації з серпня 2026 року область спрямовує до єдиного контакт-центру фонду: 0 800 503 753 (безкоштовно), а також 044 281 08 70 і 044 281 08 71.
Статус звернення дивляють в розділі «Мої звернення». «Прийнято» ще не означає, що всі роки вже стоять у електронній книжці. Поки стоїть «в роботі» або «на контроль», звіряти записи рано.
Обмеження даних
Наведена статистика — загальноукраїнська і фіксує стан на травень–червень 2026 року. Скільки саме книжок мешканців Дніпра й області ще не пройшли контроль, фонд у відкритому розрізі не публікував. Оцінка «півтора мільйона, що залишилися» була орієнтиром напередодні дедлайну, а не реєстром конкретних осіб. Розмір майбутньої пенсії оцифрування саме по собі не збільшує: воно лише допомагає не втратити вже наявні періоди, якщо папір зникне або запис не зачитають з першого разу.
Хто відповідає та що далі
Відповідає Пенсійний фонд України: приймає скани, вносить відомості до Реєстру застрахованих осіб і формує електронну трудову книжку. На місці це робить Головне управління ПФУ в Дніпропетровській області та його сервісні центри. Роботодавець може допомогти з поданням, але не замінює вашу перевірку кабінету.
Наступний крок для вас — сьогодні зайти в кабінет, звірити роки до 2004-го з паперовою книжкою і, якщо записів немає, подати скани через портал або записатися до сервісного центру. Оригінал книжки зберігайте, навіть коли статус звернення стане завершеним.
Правило вибору просте: оцифровуйте не «тому що всім сказали до червня», а якщо в реєстрі немає підтверджених періодів, які є в книжці. Хто почав працювати після 2004 року і бачить ці роки в кабінеті, нічого додатково не сканує. Застереження одне: ця пам’ятка не замінює індивідуальний розрахунок пенсії. Спірний запис, втрачене підприємство чи робота за кордоном потребують окремих документів, і скан книжки їх не підміняє.
About the Author
